Verschenken Sie keine Skonto-Erträge mehr!
Die Ausgangsituation:
Eine bedeutende deutsche Unternehmensgruppe zentralisierte die Buchhaltung für alle deutschen Tochtergesellschaften auf einen Standort. Der Effekt: Im Zuge dieser Zentralisierung sanken die erzielten Erlöse aus Skonto-Abzügen bei Eingangsrechnung dramatisch.
Die Ursache:
Den Tochtergesellschaften fehlte schlagartig die Transparenz über zeitkritische Zahlungsfreigaben.
- Die erforderlichen Rechnungs-Informationen konnten nicht allein aus dem Buchführungssystem gezogen werden, da es mit dem Rechnungs-Eingangsbuch und zwei weiteren Workflow-Systemen für die Eingangsrechnungs-Bearbeitung eine Reihe von entkoppelten „Buchhaltungs-Vorhöfen“ gab.
Die Realisierung durch Cubalytics:
Überblick verschaffen: Mit der Einführung von Dashboards für die kaufmännischen Organisationen der Tochtergesellschaften wurde die notwendige Transparenz drohender Skontoverluste hergestellt.
Dubletten eliminieren: Die Daten wurden hierzu aus dem Buchführungssystem und den „Vorhöfen“ zusammengeführt, abgeglichen und Duplikate nach Relevanz-Checks eliminiert.
Übersichtliches Skonto-Frühwarnsystem: In einer einheitlichen individuell programmierten (gestalteten) Berichts-Oberfläche können unternehmensweit die Tochtergesellschaften jeden Tag zu Arbeitsbeginn erkennen, welche Skonto-Verluste heute und in den Folgetagen drohen.
Transparent lassen sich nun Vorgänge und Rechnungen anzeigen. Es lässt sich aktuell darstellen, in welchem Bearbeitungszustand die Belege sind und nachvollziehen, bei welcher Person die Rechnungen zur Bearbeitung liegen.
Die kaufmännische Leitung der Tochtergesellschaften kann so schnell reagieren, Rechnungsfreigaben herbeiführen, Zahlungen anstoßen und Skonto-Fälligkeiten einhalten.
Auf der Berichts-Oberfläche werden zudem auch Rechnungen angezeigt, die erst am späten Vortag erfasst wurden und heute fällig sind. Da diese Rechnungen zeitbedingt nicht mehr in den automatischen Zahlungslauf aufgenommen werden, können jetzt kurzfristig durch manuelle Zahlungen Skontoerträge gerettet werden.
Das Resultat:
In der Spitze hat die Unternehmensgruppe mehrere Millionen Euro pro Monat zusätzliche Skonto-Erträge generiert. So wurden im ersten Jahr bereits über 80 % der Skonto-Verluste reduziert.
Die Kosten:
Die gesamten einmaligen Implementierungskosten für die Datenaufbereitung und Dashboard-Gestaltung betrugen ca. 1 % der zusätzlich realisierten Erträge durch fristgerechte Abzüge von Skonti im ersten Jahr.
Die Realisierungsdauer:
Die erste Phase des Projekts dauerte 3 Monate. Im ersten Monat wurden die verschiedenen Datenquellen analysiert. Darauf aufbauend konnten die Daten in einer Analyse-Datenbank zusammengeführt werden. Die Dashboards wurden parallel von den Controllern der Buchhaltungsorganisation selbst aufgebaut. In der zweiten Phase wurde mit 3 Unternehmen für einen Monat die Praktikabilität des neuen Informationsangebots erfolgreich getestet. Aus dieser Testphase resultierten zahlreiche Verbesserungsanregungen, die jeweils sofort umgesetzt wurden.
Die digitale Ausbaustufe – Begeisterung bei Benutzern und der ERP-Betriebsführung:
In einem zweiten Schritt erfolgte die Einfügung einer Kommentar-Möglichkeit für jeden einzelnen Beleg innerhalb des Dashboards. Dieses Verfahren eliminiert den zeitintensiven und teilweise handschriftlich ergänzten wöchentlichen „Listen-Tourismus“. Alle Belege können mit Kommentar-Historie zu jedem Zeitpunkt digital verfolgt und nachträglich analysiert werden. Zusätzlicher Nebeneffekt: das ERP-System wird von der Performance-belastenden Listenerstellung entlastet.